Новости Крыма | КрымPRESS: последние новости и главные события
В современном мире электронный архив стал неотъемлемой частью делопроизводства, особенно в условиях удалённой работы, цифровизации бизнеса и необходимости быстрого доступа к информации. Компании всё чаще отказываются от бумажных папок в пользу цифровых хранилищ, которые обеспечивают надёжность, безопасность и удобство. Разберёмся, что такое система электронного архива, какие типы существуют, какие требования предъявляются к созданию такого архива и хранению документов, и почему лучше использовать готовые сервисы, а не создавать систему с нуля.
Используй удобное оглавление:
Что такое электронный архив документов
Электронный архив — это специализированная система, предназначенная для хранения, систематизации, поиска и управления электронными документами. В отличие от классического бумажного архива, он обеспечивает моментальный доступ к информации, возможность одновременной работы с документами, защиту от утери или повреждения и упрощённую систему резервного копирования.
Электронный архив может включать в себя:
- отсканированные копии бумажных документов;
- оригиналы цифровых файлов (договоры, акты, счета, письма);
- документы, подписанные ЭЦП;
- метаданные и историю изменений.
Типы электронных архивов
Существует несколько классификаций электронных архивов:
По характеру использования:
- корпоративные — используются внутри организаций для хранения внутренних и внешних документов.
- государственные — создаются органами власти для хранения публичной документации и архивов граждан.
- личные — применяются для хранения документов отдельных пользователей (например, медицинских, налоговых, правоустанавливающих).
По способу хранения:
- облачные — хранятся на удалённых серверах провайдеров. Обеспечивают доступ с любого устройства, но требуют стабильного интернета.
- локальные — устанавливаются на серверах компании. Требуют внутренней ИТ-поддержки, но обеспечивают полный контроль над данными.
- гибридные — комбинируют локальное и облачное хранение для повышения надёжности и доступности.
Виды электронных архивов
Электронные архивы можно разделить также по специализации:
- архив бухгалтерских документов — хранение счетов, накладных, отчётов и деклараций.
- кадровый архив — содержит личные дела сотрудников, трудовые договоры, приказы, заявления.
- архив юридических документов — договоры, акты, судебные решения, доверенности.
- технический архив — чертежи, схемы, проектная документация.
- архив переписки — хранение служебной электронной переписки, включая почту и мессенджеры.
Требования к хранению документов в электронных архивах
Организация электронного архива должна соответствовать ряду нормативных и технических требований. В России эти требования регулируются, в частности, Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных», ГОСТ Р 7.0.8-2013, а также правилами Минкульта и ФНС.
К основным требованиям относятся:
- целостность данных — исключение возможности утери, случайного удаления или изменения документов.
- подтверждение подлинности — применение электронной подписи, ведение журнала изменений.
- конфиденциальность — защита от несанкционированного доступа, разграничение прав пользователей.
- доступность — возможность быстрого поиска и извлечения документа по заданным параметрам.
- соблюдение сроков хранения — автоматический контроль и удаление документов по истечении срока.
Как создать электронный архив в организации
Пошаговое создание электронного архива включает следующие этапы:
Анализ документооборота
Оцените текущий объём документов, выявите их типы, каналы поступления и пользователей, которым необходим доступ.
Оцифровка и классификация
Отсканируйте бумажные документы, присвойте им уникальные идентификаторы, классифицируйте по папкам и метаданным.
Выбор системы хранения
Решите, где будет храниться архив: в облаке, на локальном сервере или в гибридной системе.
Внедрение программного обеспечения
Выберите готовую платформу или разработайте свою (если есть ресурсы), настройте структуру, уровни доступа, маршруты согласования.
Обучение персонала
Проведите инструктаж сотрудников, подготовьте регламенты работы с архивом и инструкции.
Интеграция с другими системами
Настройте синхронизацию с бухгалтерией, CRM, системой электронного документооборота (ЭДО), внутренними порталами.
Обеспечение безопасности
Настройте резервное копирование, антивирусную защиту, шифрование данных и контроль доступа.
Сервисы для ведения цифрового архива: почему проще использовать готовые решения
Разработка собственной системы электронного архива с нуля — это дорого, долго и требует команды ИТ-специалистов. Гораздо быстрее и выгоднее использовать готовые сервисы, которые уже включают весь необходимый функционал.
Преимущества специализированных решений:
Экономия времени и бюджета
Покупка лицензии или подписка обходятся дешевле, чем создание уникального программного обеспечения.
Гибкость и масштабируемость
Сервисы позволяют легко масштабировать систему под новые задачи, расширять объём хранения, подключать новых пользователей.
Поддержка законодательства
Сервисы регулярно обновляются под актуальные требования ФНС, Росархива и других органов.
Автоматизация процессов
Готовые платформы предлагают автоматическое распознавание документов (OCR), контроль сроков хранения, напоминания, маршруты согласования.
Интеграция с другими системами
Большинство решений интегрируются с 1С, СБИС, Контур, Диадок и другими популярными системами ЭДО.
По словам специалистов, электронный архив — это стратегически важный инструмент для любой организации, стремящейся к упорядоченному и безопасному документообороту. Правильный выбор типа архива, соответствие требованиям законодательства и использование готовых решений позволяют не только повысить эффективность работы, но и минимизировать риски потери данных. Не стоит изобретать велосипед — в большинстве случаев лучше внедрить проверенные платформы, которые адаптированы под реалии бизнеса и требований госорганов.
Срочные сообщения – в Telegram-канале. Подпишись! С тегами: обзорБольше по теме:
